公文管理制度
来源：本站原创发布时间：2016-08-08浏览人数：
1、公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、印发机关和时间等部分组成。
2、公文办理分为收文和发文。
（1）收文处理由办公室专人负责每天将上级机关（含领导及各部室外出开会带回的文件资料等）和同级以及各方面来文，按规范要求进行登记，并由办公室负责人提出拟办意见，请公司领导阅签后由办公室交各有关部室处理，各承办部室需按领导要求及时办理，并汇报办理结果。需提请公司领导班子会办的，经请示有关领导同意后，由办公室统一报请会办。凡有秘密要求的文件由办公室专人报送有关领导，分送各有关部室，并全程跟踪，在有关领导和部室负责人签字后迅速收回存档，以防丢失和泄密。
（2）紧急公文根据公文送达和办理时限要求，分为“特急”和“急件”。紧急程度的标注通常放在文件阅办卡的右上角。办公室对所有来文、资料（包括参加会议、学习领回的）统一由办公室负责接收、登记和分类，提出初步意见后，及时传送公司领导阅批，并根据领导签署意见，做好交办、督办工作。对紧急件、明传电报、会议通知等，应及时呈报处理，不得贻误。紧急公文提出拟办意见后，办文人员必须立即专门将文件报送领导，遇到特殊情况无法当面报送领导，可电话汇报，在得到领导书面批示或口头指示后，立即将领导批办意见转交承办部室进行处理，办文人员还须随时掌握公文去向，紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，并将催办结果及时向有关领导汇报，避免漏传、误传和延误。上级单位转来或相关单位和部门直接送来的相关报告，统一由办公室整理登记报总经理阅示后，转相关部门处理。
（3）发文一般按工作分工由各职能部室负责拟稿，草拟公文应当做到：
①符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定;
②情况确实、观点明确、条理清楚、文字精炼、书写工整、标点准确、篇幅简短;
③人名、地名、数字、引文准确;
④用词用字准确、规范。
（4）以本公司名义印发的各类文件，由各部门负责起草交办公室核稿后，呈总经理或分管负责人签发。以公司名义发出的一般性的文稿，按照公司领导分工，可由分管领导签发。上报文稿，应当经公司分管领导审签再报公司总经理签发。公文在领导签发后，承办人员不得对文件内容随意修改，如要修改必须重新送签。涉及人事变动、重大问题决策以及全局性文件，经公司领导班子会议讨论决定后，由总经理签发。
（5）草拟的公文在印刷前，需由职能部室和办公室进一步校核，校核人必须在拟稿纸上签名。办公室对发文内容和审批手续核对无误后方可盖章发出。
（6）草拟、修改和签批文件，用笔用墨必须符合存档要求，不得在文稿装订线外书写。
（7）凡有本公司所编文号的文件均要在加盖行政印章时将成稿文件二份同签发的原稿(外单位主发的文件除外)一并交办公室存档；以公司名义上报的各种专题报告、工作小结，以及其他文字材料，加盖印章时交一份给办公室存档。文稿一律用蓝黑、碳素墨水书写或电脑打印。年终由办公室整理分类立卷归档，办公室办文人员在文件阅办完毕后，要对照收文登记簿的收文纪录一一核对，将所有文件及时收汇、整理和归档，确保文件安全、不散失。
3、会议纪要。相关部室会议需要会议纪要的，会议结束后及时整理会议记录，形成会议纪要，办公室编印文号，逐一下发并存档。一般性事务会议由会议召集领导签发，重大事项由主要领导签发。
4、请示批复。对外单位及其子公司来文请示等，办公室收悉单位请示后，及时拟办意见签转分管领导阅示，办公室根据意见或领导批示拟初稿，呈主要领导签发，办公室编印文号，逐一下发并存档。
5、按节约型机关创建要求，从严控制文件材料印发和份数。所有材料的打(复)印一律利用现有办公设备在公司内部解决，除上报公文按规定要求办理外，其他材料提倡正反打（复）印。打印的成稿需油印或材料份数较多需照排印刷的，由办公室统一安排外出油印或送政府采购定点企业排版印刷。
6、公司提倡无纸化办公。公司内部的相关通知、文件传阅等文稿，原则上一律通过公司办公群进行交流。
7、公司各部室均为内设机构，不得以部室的名义向上级机关印发正式公文。
8、如对外提供公司内部资料，需由主要领导人同意。
